5 claves para reorganizar tu día ante una tarea imprevista

Lo ideal antes de comenzar una jornada de trabajo es conocer cuáles van a ser tus tareas exactas para así no perder tiempo organizándote y yendo al grano aumentando tu propia productividad.

Pero, no siempre las cosas salen como uno espera, y puede que cuando llegues a la oficina, o a mitad de tu jornada laboral, llegue a tu mesa una tarea imprevista muy importante que se debe realizar sí o sí. ¡Qué no cunda el pánico! Aquí te dejamos 5 claves que pueden ser muy útiles en estos casos.

1. Finaliza lo que estabas haciendo.

Pese a que desees empezar rápidamente con la tarea que acabas de recibir, lo mejor es no dejar a medio hacer aquello que estabas realizando, ya que retomarla puede llevar tiempo y que finalizarla entonces se complique. A no ser claro está, que se tratara de una actividad rutinaria y fácilmente retomable.

2. Analiza la nueva tarea

Ahora tu humor no va a ser el mejor, pero debes calmarte y analizar la dificultad e importancia de la nueva tarea. Es por ello que es aconsejable acudir a tu planning de trabajo para analizarla en conjunto con el resto de tareas. Si no dispones de un planning diario de trabajo deberás realizar aunque sea una hoja de ruta rápida, esquemática y que no te lleve mucho tiempo.

3. No retrases tareas importantes

Aunque es muy tentador cuando realices el “nuevo planning” no retrases aquellas tareas que son muy importantes. Ya que forman parte de tus avances ese día. Intenta quitar tiempo de aquellas tareas más superficiales que podrían hacerse en menos tiempo del que tenias planeado, como contestar algún email.

4. Delega algunas tareas

El trabajo en equipo está para algo, y seguramente existan en tu hoja de ruta del día algunas tareas que podrás compartir o delegar en algún compañero. Seguro que no le importará, eso sí que sean tareas menores que no le quiten a él o ella mucho tiempo.

5. Dispón las tareas según tu energía

A lo largo de la jornada laboral tu estado de ánimo y energía va variando. Ten en cuenta a la hora de seleccionar el momento de realizar tus tareas esta circunstancia. Las tareas fáciles para momentos donde tu energía sea más baja, y en los momentos en los que sea más alta aquellas que requieran más esfuerzo.

Seguro que realizando todas o algunas de estas claves conseguirás abordar esas tareas imprevistas que surgen de vez en cuando en la oficina.


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