Carpetas colgantes: ¿Qué ventajas tienen?

Las carpetas colgantes son un material de oficina clásico, presente en los archivos de muchísimas empresas debido a su facilidad de uso y la optimización del espacio que nos permiten obtener.

Estos productos consisten en unas sencillas carpetas de cartón o plástico que disponen de unos caños en su parte superior. Utilizando unas guías de aluminio en nuestro armario, podremos colgar las carpetas quedando estas identificadas de un vistazo y preparadas para ser consultadas sin necesidad de sacarlas fuera.

¿Qué ventajas puede tener este método? ¿En qué caso nos conviene utilizar estas carpetas? A continuación te damos las claves para que sepas cómo darles uso adaptándolas a tu archivo.

 

Principales beneficios de las carpetas colgantes

  • El principal beneficio de estas carpetas es la rapidez en la consulta de documentos. Etiquetando el contenido de cada una puedes llegar a los documentos con solo un vistazo por encima, ya que nada más abrir el armario verás el nombre de cada una y no necesitarás ni sacarlas ni llevártelas a la mesa.
  • La disposición de las carpetas en las guías colgantes permite una gran optimización del espacio, ya que permite aprovechar mejor la profundidad y altura del armario.
  • Las carpetas colgantes son ideales para crear un archivo organizado y para que su orden se conserve mejor, ya que las carpetas no se mueven y la estructura siempre será la misma. En caso de no necesitar llevar mucha cantidad de documentos de un sitio a otro es realmente cómodo.

 

¿Qué necesitas para ponerlas en tus archivos?

  • El principal requisito, como ya hemos comentado, es contar con los armarios habilitados para ello y sus guías donde colocar las carpetas. Para sacarle el mejor partido posible, es preferible que los armarios sean profundos y anchos,  para poder colocar la mayor cantidad de filas de carpetas posible.  Lo más aconsejable es dejar un armario preparado para estas carpetas y colocarlo todo ahí.
  • Otra opción posible y bastante común es colocarlas en cajoneras con guías, pero estas deben ser lo suficientemente amplias para que quepan.

 

Tipos de carpetas colgantes

  • Los dos principales tipos de carpetas colgantes son las de visor superior (las cuales vienen preparadas para que las abramos por arriba y cojamos así los documentos) y las de visor lateral lateral (las cuales están también cerradas por arriba y están abiertas en uno de sus laterales. Las que menos espacio ocupan son estas segundas, pero las primera te permitirán recuperar más rápido los documentos.

 

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