Cómo hacer un inventario eficiente de tu material de oficina

El control del material de oficina disponible es muy necesario para controlar el gasto, optimizar su uso y, sobre todo, poder reponerlo a tiempo para que el negocio no se quede sin los medios necesarios para llevar su actividad normal.

No obstante, todos sabemos que realizar el inventario no es una tarea tan sencilla como parece, y para que sea un proceso realmente eficiente necesitamos una organización mínima no solo para ver lo que tenemos disponible, sino también para detectar anomalías, gastos excesivos, etc.

Como en muchas ocasiones no se sabe por dónde empezar, hoy os dejamos estas recomendaciones para hacer vuestro inventario de una forma más eficaz. ¡Tomad nota para que no se os escape nada!

 

Claves para controlar el material de oficina

  • En primer lugar, hay que contar con el medio necesario para anotar la información, bien sea una base de datos, una simple hoja excel, o una aplicación de software (por ejemplo, las que vienen en los ERP donde ya está gran parte de la información de la empresa). Es importante que siempre se utilice el mismo método y que se pueda hacer un seguimiento de toda la información a lo largo del tiempo.
  • Establece la información clave que hay que controlar, para que puedas tener una situación real de las necesidades de inventario, además de facilitarte su reconocimiento. Por ejemplo, puedes anotar números de referencias, proveedores, costes u otra información que puedas necesitar para hacer más rápido el posterior trabajo con el material. Pero eso sí, pon solo lo importante, datos que después vayas a utilizar.
  • Es importante mantener una periodicidad para sacar conclusiones, y sobre todo para crear un hábito y que no se nos pase.
  • Relacionado con el anterior punto, fundamental a tener en cuenta es que no siempre debemos inventariar TODO el material a la vez. Igual el número de paquetes de folios se debe contar semanalmente, puesto que es de un uso muy frecuente, pero quizá solo necesitemos controlar los archivadores cada cuatro o tres meses porque es un material que se gasta menos. O por ejemplo, el inventario de muebles o aparatos electrónicos se puede hacer anualmente.
  • Una forma muy eficiente para llevar a cabo este proceso sería realizar diferentes hojas de inventariado, estableciendo una periodicidad variable dependiendo de los productos que controle cada una, con tal de que el proceso esté lo más optimizado posible aprovechando al máximo el tiempo.

 

 


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