El archivo en la oficina: ¿qué instrumentos utilizar?

Uno de los secretos más importantes de las empresas de éxito, es indudablemente lo que concierne a su capacidad de administrar y archivar, de la mejor manera, todas las informaciones de que dispone, evitando que sean perdidas y facilitando que puedan ser consultadas en cada momento.

A la hora de catalogar los documentos es importante tener en consideración el volumen de transacciones y la modalidad en que compañeros, y demás personal los consultan, con el objetivo de facilitar la ejecución de determinadas prácticas.

Utilizando por ejemplo los archivadores, es posible conseguir resultados más prácticos, valiéndonos de parámetros más específicos como el archivo por fecha, alfabético o tema. Así, se crea un conjunto homogéneo de datos que pueden ser buscados y empleados, sucesivamente, en cualquier momento.

catalogo El archivo en la oficina: ¿qué instrumentos utilizar?

Aunque no solemos darle importancia al archivo, las empresas encuentran frecuentemente “cuellos de botella” en su actividad que están estrechamente relacionados con las malas prácticas en este área. El exceso de burocracia en el actual entorno empresarial, dificulta a menudo las tareas más sencillas, pudiendo incluso incurrir en problemas con la Ley de Protección de Datos debido al almacenamiento no permitido de información.  Las empresas acumulan papeleo, y a menudo, la hora de hacer limpieza se vuelve imposible, traduciéndose en tiempo de trabajo extra y, por tanto, en un coste para la empresa.

Y tu empresa ¿se ha decidido a ponerle solución? ¿Qué sistemas de archivo utilizáis?


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