Material de oficina: Ahorrar y utilizarlo mejor en tres pasos

El material de oficina es un elemento fundamental para las empresas, y muchas organizaciones tienden a no controlar con eficiencia su consumo provocando que se escape mucho dinero por esta vía, sin ni siquiera contemplar qué es necesario y cómo se está usando todo lo que se está comprando.

Es importante tener todos los medios necesarios para trabajar en la oficina cómodamente, ¿Pero cómo podemos hacer que ese material dure lo máximo posible para que podamos gastar menos?

En este post queremos abordar las tres claves para que el material de oficina no sea un derroche y se consiga aprovechar al máximo, basándonos en tres criterios fundamentales: La organización y el control, la compra adecuada a necesidades y el uso inteligente.

Si tienes en cuenta estos consejos evitaras malos hábitos y tus gastos se reducirán considerablemente. ¡Tomad nota y ponedlo en práctica!

 

Control y organización del material de oficina

En primer lugar se debe estudiar al detalle las necesidades de material de oficina que tiene la empresa. Para ello, sería aconsejable que cada departamento hiciera una lista con todas sus necesidades justificadas para tener un control exacto de lo que hay que comprar. Esta lista habría que ir actualizándola conforme surjan nuevas necesidades o se vayan eliminando estas.

Utilizando la lista anterior de material de oficina de los departamentos, se realizarán los inventarios correspondientes para ver cómo se está consumiendo y gastando el material, localizar las necesidades o detectar gastos innecesarios.

 

Una compra adecuada

Con el control del material claro, entonces podremos empezar a comprarlo.

Antes que nada, es fundamental comprar el material de la mejor calidad / precio posible, teniendo en cuenta el uso que requerirá cada componente. Si por ejemplo no le damos mucho uso a los bolígrafos y los necesitamos solo para notas personales, no nos convendrá apostar por bolis de tinta recargable de alta calidad, ya que son mucho más caros y no se les va a dar uso. Sin embargo, si para nosotros la impresión a color es clave porque maquetamos informes para clientes, es importante que apostemos por tóners de la mejor calidad.

La elección tanto de las marcas como de los distribuidores es fundamental para conseguir ajustar al máximo el precio. Te aconsejamos que utilices modos de compra que se ajusten a tus necesidades, aprovechando ofertas y packs cuando te son favorables por volumen de compra.

En vez de comprar cada poco, te será más eficiente acumular para comprar cada cierto tiempo, aprovechándote de las ventajas, como las que te ofrece Serviempresa en sus promociones.

 

Hacer un uso inteligente

Las recomendaciones para un uso inteligente del material de oficina pueden sonar obvias, pero muy pocas veces se llevan a cabo realmente porque los usuarios tenemos muchos “vicios” poco eficientes.

Aquí te damos unos tips que te ayudarán a conservar y utilizar mejor todo lo que utilices en tu puesto:

  • El ahorro de papel, al ser éste muy utilizado, se notará mucho en tu gasto total. Imprime en dos caras siempre que te sea posible y reutiliza las hojas que esté a medias para no gastar de más.
  • Establece lugares fijos para cada persona donde se almacene todo el material, con tal de evitar al máximo el extravío. Es importante tener el hábito de guardarlo todo en el mismo sitio.
  • Proteger y guardar adecuadamente el material delicado, como por ejemplo aparatos electrónicos o elementos susceptibles a romperse o estropearse por su composición (cristales, cartones, plásticos blandos…)
  • Formar a los empleados para que utilicen los recursos con eficiencia, evitar que se los lleven a casa o que acaben acumulando en sus mesas hasta cosas que no son suyas.

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