Organiza el archivo de tu empresa de forma eficiente

¿Os habéis pasado demasiado tiempo buscando un documento en el archivo de tu empresa? ¿El desorden en archivadores y carpetas te hace gastar minutos extra organizando tu documentación?
Estos y muchos más problemas con el archivo de la empresa son muy comunes en todo tipo de departamentos, e impiden que podamos tener una productividad máxima perdiendo tiempo en un proceso que no repercute en la actividad de negocio en la empresa.
Pero mejorar estos pequeños impedimentos es más sencillo de lo que parece, sólo hay que racionalizar y organizar de forma coherente el archivo y los procedimientos de documentación para hacerlo todo más fácil.
Aquí os vamos a dejar unos pequeños consejos para conseguirlo rápidamente. ¡Solo tienes que ponerlos en práctica para notar la gran diferencia!

 

Consejos para tener un archivo bien organizado

 

Colócalo accesible y cerca de los usuarios

Dispón el archivo cerca de las personas que más lo vayan a usar. De esta manera harás más rápido el proceso y notarán menos “pereza” a la hora de archivar, ya que tienen que levantarse y desplazarse para hacerlo.

Orden alfabético, esencial

Es bueno archivar por departamentos, temas o clientes, pero lo que es fundamental es que en estas secciones TODO esté archivado alfabéticamente, ya que si no la recuperación de cualquier documento será un caos. Merece la pena hacer el esfuerzo a la hora de introducir cualquier documento, ya que el ahorro de tiempo en el futuro será mayor.

Etiquetar siempre de forma coherente

Etiqueta todas las carpetas y archivadores con una referencia clara para que no haya confusiones y todo el mundo tenga claro el contenido. Utiliza años, meses, siglas de nombres relacionados… Lo importante es que siempre lo hagas igual y puedas automatizar el proceso lo máximo posible.

Depura para eliminar lo innecesario

Depurar el archivo con cierta frecuencia, ya que solemos meter muchas cosas que realmente son provisionales o temporales. Cuanto más liviano esté, más fácil será luego recurrir a él para encontrar algo.

Dispón de material de oficina de calidad en tu archivo

Desde Serviempresa, como expertos en material de oficina, recomendamos que las carpetas y archivadores sean de calidad para poder moverlos con facilidad, sin que se deterioren por el uso, ya que el reorganizar documentación por este motivo es un gasto de tiempo absurdo por no ser previsor

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